Legal Hold — Conservazione trasparente dei dati
Quando le autorità competenti richiedono la conservazione, il processo è trasparente — il cliente vede subito i hold attivi nel proprio pannello. L'intero processo viene registrato nella catena di hash di audit.
Il processo — in 4 passaggi
Cosa succede quando un tribunale, una procura o un'autorità emette una richiesta:
- 01
Richiesta legale ricevuta
Una richiesta scritta di dati da parte di un tribunale, di una procura o di un'autorità competente (autorità per la protezione dei dati, unità antiriciclaggio, autorità per le telecomunicazioni) arriva al team Compliance di SendNomi. La richiesta viene verificata per giurisdizione e base giuridica.
- 02
Legal hold creato
Tenant, ambito (casella di posta, dominio, gruppo di utenti), intervallo di date e un motivo generico di conservazione vengono registrati nel pannello. L'azione viene ancorata alla catena di hash di audit — il processo stesso diventa verificabile.
- 03
Eliminazione e modifica bloccate
All'interno dell'ambito, le richieste di eliminazione (inclusi i diritti di cancellazione ex Articolo 17 GDPR / Articolo 7 KVKK), la scadenza della retention e le operazioni di export vengono sospese. Finché il hold è attivo, il sistema protegge fisicamente i dati.
- 04
Cliente avvisato nel pannello
Il tenant vede un banner di hold attivo nel proprio pannello: ambito, data di inizio e una categoria di motivo generica (es. "ordine del tribunale"). I numeri specifici dei procedimenti restano riservati; se necessario, il tenant viene indirizzato al proprio consulente legale.
Visibilità per il tenant
Da /settings/compliance/legal-hold nel pannello, ogni tenant vede il proprio stato.
Ci sono due stati — uno stato vuoto tranquillo e un avviso ambra ben visibile.
- Pannello: Impostazioni → Compliance → Legal Hold
- Nessun hold attivo: stato vuoto verde — "Nessun legal hold attivo"
- Hold attivo: banner di avviso ambra — ambito + data + motivo generico
- Scheda cronologia: registro in sola lettura dei hold chiusi
- I numeri specifici dei procedimenti / i dettagli del tribunale non vengono mai mostrati nel pannello — vengono comunicati tramite canali legali
- Ogni azione di hold viene ancorata alla catena di hash di audit — un ulteriore livello di trasparenza
Quadro giuridico
La posizione di SendNomi quando gli obblighi GDPR + KVKK entrano in conflitto:
- GDPR Art. 17 Gli obblighi di conservazione dei dati previsti dagli Stati membri prevalgono sul diritto alla cancellazione (Art. 17(3)(b)). In questo caso SendNomi conserva i dati e informa il cliente.
- KVKK Art. 7 Quando il "diritto all'oblio" dell'interessato entra in conflitto con un obbligo di legge, l'Articolo 7(2) del KVKK dà priorità all'obbligo. La conservazione continua e il cliente viene informato.
- Audit trail Creazione del hold, estensione dell'ambito e rimozione — ogni azione viene scritta nella catena di hash di audit. La catena stessa non può essere alterata retroattivamente; l'intero processo resta verificabile in modo indipendente anche in seguito.
- Riservatezza Il motivo del hold appare nel pannello solo come categoria generica (es. "richiesta legale", "verifica dell'autorità"). Le informazioni specifiche sul procedimento vengono comunicate tramite canali legali.
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